Quindi, ieri parlavo del perché è facile sbagliare la stima del tempo necessario a svolgere un lavoro. Oggi, invece, mi interessa capire come migliorare l’efficacia del mio tempo. Premetto, però, di non aver ancora trovato la soluzione ottimale per le mie necessità. Anche se, forse, il Bullet Journal ci si avvicina molto. Ma meglio cominciare dall’inizio.

Il Pomodoro

Pomodoro

E l’inizio è mia moglie che mi spiega la tecnica del Pomodoro (ovviamente lei ci è arrivata ben prima di me). In cosa consiste? Facile, si lavora - concentrati - per 25 minuti e poi si fanno 5 minuti di pausa. Semplice, no?

Ovviamente per poter funzionare occorrono alcuni paletti. Il primo è banale: ci serve una lista delle cose da fare, non necessariamente in ordine di importanza o di urgenza. Dopo aver stilato la lista:

  1. scegliamo un compito da svolgere
  2. facciamo partire il timer impostandolo su 25 minuti
  3. quando il timer suona è il momento di fare una pausa di 5 minuti
  4. si riparte quindi con il lavoro impostando nuovamente il timer su 25 minuti e si ricomincia il ciclo

Il ciclo ha una sola variazione: ogni 4 cicli si fa una pausa più lunga, 15 minuti.

L’altro requisito importante è l’autodisciplina: no social network, no telefoante, no perdite di tempo su internet durante tutti i 25 minuti di lavoro.

Domanda, perché sia chiama la tecnica del pomodoro? Facile, perché il suo ideatore, Francesco Cirillo, l’ha ideata partendo da un classico timer da cucina a forma di pomodoro.

Registra il tempo

Abaco

Complementare alla tecnica del pomodoro, e a dire il vero anche a tutte le altre, c’è il tenere traccia del tempo. Non è necessario un programma specifico, basta un diario o un foglio di calcolo, qualsiasi cosa, con cui ci troviamo a nostro agio e che sia semplice e comodo da usare. La cosa importante è tenere traccia dei compiti che facciamo, del tempo che ci impieghiamo a svolgerli e degli eventuali punti di difficoltà e attriti incontrati. Perché?

Perché parafrasando Lord William Thomson Kelvin,

Si può migliorare solo ciò che si può misurare

E il nostro tempo, le nostre azioni, persino la nostra vita è misurabile. E di conseguenza, migliorabile.

18 minuti

18 Minuti

Peter Bregman propone una tecnica in grado di coprire una intera giornata. Funziona così:

  1. Al mattino, prima di cominciare qualsiasi lavoro, si dedicano 5 minuti per fare una lista delle cose da fare
  2. Dopo ogni ora di lavoro ci si ferma per un minuto. In questo minuto si pensa a quello che si è fatto e si prova a correggere gli eventuali problemi di produttività
  3. A fine giornata lavorativa si dedicano altri 5 minuti per valutare la giornata nel complesso, darsi un giudizio e, magari, evitare di ripetere gli errori di oggi l’indomani.

Perché 18 minuti? Perché se si contano i minuti dedicati alla riflessione in una giornata lavorativa si arriva a 18 minuti: 5 al mattino, 5 alla sera e uno per ognuna delle 8 ore della giornata.

Gli imprevisti

Caos

Rispetto alla tecnica del pomodoro, la proposta di Bregman ha il vantaggio di permettere una gestione più flessibile degli imprevisti. Perché gli imprevisti ci sono e ci saranno sempre, qualsiasi cosa noi proviamo a fare. Non importa con quanta precisione e abilità organizziamo le nostre giornate, salterà sempre fuori qualche compito non programmato, qualche telefonata foriera di problemi, o riunioni dell’ultimo minuti.

Come affrontare gli imprevisti? Prevedendoli. Ovviamente nell’unico modo che ci è possibile: non sovraccaricando le giornate di impegni e di compiti, preservando del tempo per la gestione di tutto quello che non possiamo sapere. Pare un ossimoro ma il più delle volte funziona.

Il principio di Pareto

Pareto

Secondo Wikipedia, il Principio di Pareto afferma che circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti. Sono numeri spannometrici ma che trovano una loro corrispondenza empirica in molti campi. E può venire in aiuto anche nell’organizzare le cose da fare. Come?

Semplicemente mettendo in ordine di tempo richiesto le attività da svolgere, a prescindere dalla loro priorità. Quindi si comincia a lavorare sulla cosa più veloce e man mano su quelle più lente. Il risultato sarà di fare l’80% del lavoro durante il 20% del tempo. E il restante? Beh, per finire a quel punto abbiamo a disposizione l’80% del tempo. Il problema del principio di Pareto è che non tiene conto di due fattori: l’urgenza e la volontà. Quindi bisogna calibrarlo in base alle proprie necessità. Non sempre è possibile ignorare i compiti più urgenti, a volte saranno da svolgere per primi.

Fai prima le cose che ti piacciono. O quelle che non ti piacciono

Semplice

Infine c’è un aspetto assolutamente personale: conviene fare prima le cose che preferiamo o dare la precedenza quelle più ingrate?. Beh, non c’è una risposta unica, dipende moltissimo dal proprio modo di lavorare e dalla propria personalità.

C’è chi preferisce svoglere subito i compiti più noiosi per poi ritrovarsi a fine giornata a fare quelli che piacciono di più. In questo modo la stanchezza accumulata, il nervosismo dovuto ai contrattempi e magari anche un po’ di frustrazione dovuta ai colleghi, tutto questo verrà lavato via dalle cose che ci piaccioni fare. Inoltre alcune ricerche mostrano come avere un compito positivo da svolgere spinge ad aumentare la produttività per finire i compiti che non ci piaccioni.

Il problema è che altrettante ricerche dicono anche come cominciare la giornata lavorativa con un compito piacevole aiuti ad affrontare il resto dei compiti con più energia. Si tratterebbe, quindi, di fare per prima cosa il nostro compito preferito in modo da avere lo slancio necessario per arrivare ben motivati ai compiti più duri.

Onestamente non so quale sia la cosa giusta. Penso che ognuno debba trovare da solo la combinazione giusta. Per quel che mi riguarda sono molto soddisfatto del metodo del Bullet Journal, di cui però a questo punto parlerò domani.

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